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Die neue Serie von kmg - Dateiformate

In diesem fünfteiligen „Tutorium“ geht es um Dateiformate. Hier wird geklärt, welches Dateiformat wann eingesetzt werden soll.


-> Teil 1: Dateiformate für Dokumente
Teil 2: Dateiformate für Archive mit Datenkompression
Teil 3: Dateiformate für Bilder/Grafiken
Teil 4: Dateiformate für Musik
Teil 5: Dateiformate für Videos

Teil 1: Dateiformate für Dokumente

Viele werden es kennen, man bekommt zum Beispiel von einem Freund/Bekannten/Arbeitskollegen Informationen im Anhang einer Email geschickt. Nachdem man die Datei herunter geladen hat und diese öffnen will, tut sich nichts. Hm, was ist jetzt los? Oh nein, das benötigte Programm ist nicht installiert oder es ist nicht aktuell genug. Benutzer von Word 2000, zu denen ich im übrigen auch noch gehöre, wissen davon zu berichten. Word 2000 weigert sich zum Beispiel, Word Dokumente, die mit neueren Versionen und keinen Kompatibilitätseinstellungen gespeichert wurden, zu öffnen. Natürlich kann man durch die Installation von zusätzlichen Plugins derartige Probleme oft lösen, aber ärgerlich und vor allem zeitaufwändig ist es trotzdem.

Welche Dateiformate sollte man bei Dokumenten nutzen, um den Empfängern deren Nutzung zu erleichtern?
Proprietäre Lösungen sind hier meistens fehl am Platz, da deren Erstellungssoftware oftmals nur auf einer Plattform verfügbar ist. Hier nun drei Dateiformate für Dokumente, die auf so gut wie jeder Plattform und mit fast jeder Software geöffnet werden können.

TXT
Dieses Dateiformat kennt wohl jeder. Für einfache Texte ohne Formatierung sind TXT-Dateien völlig ausreichend. Programme zum Öffnen und Bearbeiten von TXT-Dateien:
  • Texteditor
  • Wordpad (auf jedem Windows vorhanden)
  • Alle Office-Programme


RTF (Rich Text Format)
Viele werden dieses Dateiformat nicht kennen bzw. es noch nie benutzt haben, aber RTF ist neben TXT das Standard-Dokumentenformat unter Windows. Im Gegensatz zu TXT können im RTF-Dokument die Texte formatiert werden. Viel mehr ist für die Weitergabe von Informationen kaum nötig.
Programme zum Öffnen und Bearbeiten von RTF-Dateien:
  • Wordpad (auf jedem Windows vorhanden)
  • Alle Office-Programme


PDF
Alle die noch mehr wollen, müssen das Portable Document Format, kurz PDF, benutzen. Neben dem Vorteil, dass sich PDF-Dateien nicht ohne Aufwand manipulieren lassen, können in PDF-Dateien auch Grafiken eingebunden werden. PDF Reader sind für alle Betriebssysteme kostenlos verfügbar und können aus dem Internet herunter geladen werden. Mittlerweile unterstützen auch viele Mobiltelefone das PDF-Format.
Programme zum Öffnen von PDF-Dateien:
  • Adobe PDF-Reader
  • Foxit PDF Reader
Programme zum Bearbeiten von PDF-Dateien:
  • Office (ab Version 2007)
  • Texteditor, Wordpad, Alle Office-Programme + PDF Writer z.B. PDFCreator (kostenlos)


Nach dieser kleinen Einführung sollte nun jeder wissen, in welchem Dateiformat man ein Dokument verschicken sollte.

Mein Tipp: Vollständig fertig gestellte Dokumente würde ich immer als PDF verschicken. Zum einen kann - wie oben schon erwähnt – keiner diese Dateien ohne größeren Aufwand verändern, zum anderen gibt es für jedes „richtige“ Betriebssystem (Windows, Mac, Linux, FreeDos, Solaris, ...) einen PDF-Reader. Das PDFs auch auf vielen Mobiltelefonen oder Handheld-PCs geöffnet werden können, macht PDFs noch attraktiver. Die Einbettung von Grafiken und Schriften lässt das PDF-Format zum Allrounder werden.